Гостиничные чеки с подтверждением

Полезное 18:39, 25.04.2015

Гостиничные чеки – основные элементы экономии

Какой бы бюджет ни выделялся на командировку его всегда мало. С такими обстоятельствами сталкивается любой командированный человек, поскольку законодательством установлены определённые нормативные суммы на командировку.

Именно поэтому часто командированный сотрудник старается урезать свои затраты за счет сокращения некоторых статей. Поскольку командировка - это планируемое мероприятие, то зачастую сотрудники стараются начать сокращение своих расходов с комплектовки багажа.

Основные статьи расходов, позволяющие сэкономить на деловой поездке

Все знают, что чем больше вещей будет уложено в чемодан, тем тяжелее он будет. А если предстоит деловая поездка за границу, то следует помнить, что за вес багажа взимаются дополнительные средства, размер которых иногда может превысить установленный минимум.

Следующий этап при сборе вещей это тщательное продумывание того что следует купить заранее. А не в последний момент второпях перед отбытием. Потому как, покупая что-то необходимое в аэропорту или на вокзале можно потратить лишние средства, которые будут нужны в поездке.

К тому же не стоит забывать о нужных вещах и важной документации, которую можно забыть и на пересылку их курьерской службой в другой город можно также потратить немаленькую сумму, которой впоследствии может не хватить на проживание или питание.

Организация питания в новом городе также имеет свои нюансы. Если командированный сотрудник будет проживать в течение всей поездки в арендованной квартире, то вариантов может быть два. Либо самостоятельное приготовление еды, а значит, покупка определенного набора продуктов, либо посещение заведений общественного питания. Эти траты бухгалтерия предприятия может возместить сотруднику только при наличии подтверждающих чеков, с указанием даты и суммы покупки. Причем подтверждающие документы необходимы как в одном, так и в другом варианте. В противном случае суммы, включенные в командировочный отчет, но не имеющие документального подкрепления возмещаться не будут.

Мелкие траты, как и развлечения, также можно отнести на расходы, но при учете наличия документов. К мелким тратам можно отнести, расходы на проезд. Если передвижение происходит на собственном транспорте, то необходимо сохранять талоны с заправок или проездные билеты общественного транспорта. Развлечения это особая строка командировочного отчета, поскольку ее финансовые отделы не любят. Не каждое предприятие может позволить себе оплату развлечений своих сотрудников. Поэтому эту статью придется либо скрывать, либо не включать в отчет вовсе.

Главные составляющие командировочного отчета – гостиничные чеки.

Самой большой расходной частью командировочного отчета является проживание. Именно на эту строку выделяется большая часть командировочного бюджета. Проживание должно обязательно подтверждаться документацией, которая должна быть актуальной и правдивой.

С целью экономии многие сотрудники, находящиеся в командировке, пытаются схитрить и арендовать дешевую квартиру в удаленном районе или же остановится на время у родственников. Но тут возникает другая проблема, которая порой грозит увольнением – это сдача командировочного отчета в финансовый отдел предприятия после приезда.

Чтобы обезопасить себя во время проверки командировочного отчета, нужно подкрепить его документацией, которая будет полностью оправдывать суммы, прописанные в строках отчета.

Чтобы получить подобную документацию следует обратиться в специализированные фирмы, которые быстро качественно и недорого помогут купить гостиничные чеки. Таких компаний в Москве множество и все они работают практически на одинаковых условиях. Единственное что их рознит между собой, это рекомендации клиентов и стоимость предоставляемых услуг.

Компания Hostelcheck.ru, имеющая возможность сделать гостиничные чеки с подтверждением должна быть надежной, поскольку чек — это фискальный документ на основании, которого сотрудник обязан отчитаться перед финансовым отделом за потраченные средства, выданные на командировку.

Сотрудники, которым по долгу службы часто приходится находиться в командировках, знают какие гостиничные кассовые чеки пройдет проверку, а какие придется дополнительно подтверждать. Итак, чтобы успешно пройти проверку финансового контроля чеки гостиничные кассовые должны быть:

Правильно составлены. Чек это документ, который негласно регистрируется в системе налоговой службы и уже в момент его выписки он является элементом системы налогообложения. Поэтому любая информация, а также информация, размещенная на нем должна быть достоверной и правдивой. В первую очередь на чеке должно быть название гостиницы, ее фактический адрес. Также тут прописываются личные данные клиента, тип занимаемого номера, дополнительные услуги, оказанные гостиницей во время проживания клиента, сумма, уплаченная за номер, а также дата поселения и выселения. Это основные моменты, на которые обращают внимание проверяющие лица.
Гостиничные чеки должны иметь подкрепление. Подобным подкреплением может выступать гостиничный счет. Он не является документом способным подтвердить потраченные суммы, но его наличие обязательно, поскольку на нем расписывается администратор и в некоторых случаях ставится внутренняя печать юридического лица. Но сам по себе счет юридической силы не имеет, поскольку выведен из списка официальных документов и переведен в категорию первичных документов.

Компания способная сделать гостиничные чеки обычно сотрудничает с одним отелем, который официально зарегистрирован, имеет лицензию, разрешающую вести гостиничный бизнес, а также сдает в налоговую службу отчетность и оплачивает налоги. Квалификацию гостиницы можно проверить по отзывам ее посетителей, но зачастую компании, сотрудничающие именно с этим местом гарантируют ее надежность и способность ее сотрудников квалифицированно и достоверно ответить на все вопросы финансового отдела в случае проверки, после того как чеки гостиничные кассовые будут предоставлены.