Хранение документов в юридической службе предприятия. Ключевые аспекты

Полезное 14:19, 28.01.2014

Хранение документов – мероприятие серьезное, в отдельных случаях подробно регламентированное законом. Так, к примеру, особый порядок установлен для кадровой и бухгалтерской документации. Соответствующий регламент содержится в ТК РФ и ФЗ «О бухгалтерском учете». Существует также общие нормативно-правовые акты об архивном деле, тщательно описывающие порядок учета документов юридическими лицами. Соблюдение установленных стандартов – это гарантия защиты предприятия от претензий контролирующих органов, а также обеспечение оперативного и беспрепятственного доступа к юридически значимым актам.

Рассмотрим некоторые особенности хранения документов (подобнее на этом сайте) на примере юридического отдела крупного предприятия. В первую очередь хотелось бы отметить важность грамотной организации делопроизводства на фирме. Учет документов должен вестись с момента их создания или поступления. А это значит, что в юридической службе необходимо обязательно завести журналы входящей и исходящей корреспонденции. Они могут вестись в бумажном варианте или в электронном, с использованием специальной программы. Как бы то ни было, неизменно одно: каждому поступающему или выпускаемому акту должен присваиваться номер в порядке, в котором данные записываются в журнал.

Также на документе должна проставляться дата. В самом журнале, помимо этого, записывается краткое содержание документа. Все это позволяет в дальнейшем быстро и без хлопот отыскивать необходимые акты.

Но только при условии, если дела формируются в соответствии с указанной номенклатурой. Отлично, если они помещаются в папки, на корешках которых указана следующая информация: входящая или исходящая информация, год, а также номер начального и конечного документов. Папки следует ставить на полки так, чтобы были заметны корешки. Лучше, если это будут открытые или застекленные шкафы.

В самом юридическом отделе обычно хранятся текущие дела – те, которые еще находятся в работе. Те, которые уже завершены, но еще не подлежат утилизации, передаются в архив. Это может быть собственная служба компании или специализированный центр, услуги которых сегодня весьма востребованы у бизнеса. В этом случае юридические акты передаются на хранение в соответствии с подробно описанной номенклатурой по соответствующей описи. Возможности профессионалов достаточно многочисленны. Они, в том числе, включают в себя создание электронного архива путем сканирования и распознавания правовых актов.

Что касается уничтожения документов (см. тут), то данное мероприятие должно оформляться соответствующим актом, фиксирующим перечень документов, подлежащих утилизации. Что касается того, какие именно акты подлежат включению в перечень, то этот вопрос решается индивидуально.

В любом случае уничтожению подлежат бумаги, утратившие свою актуальность, без перспективы для дальнейшего использования. Например, судебные дела, прошедшие все инстанции, завершенные дела о банкротстве, удовлетворенные претензии и многое, многое другое.