Секретарь-референт: качества, которые определяют профессионализм

Полезное 13:45, 20.06.2013

Должность секретаря-референта можно смело включить в рейтинг престижных. Именно поэтому ее стремятся получить многие девушки, а, зачастую и парни. Причин для этого несколько. Если удастся найти работу в перспективной компании, то секретарю, обладающему лучшими профессиональными качествами, легко сделать карьеру, ведь он постоянно находится на виду.

Человек, работающий на этой должности, является лицом фирмы, ибо часто он первый встречает деловых партнеров и клиентов. От его вежливости, точности, корректности зависит очень многое, как и первое впечатление от компании.

Чем развитее структура, где вы желаете устроиться на предполагаемую должность, то больше знаний и компетенции потребуется от «лица» компании. Секретарю придется основательно изучить законодательную базу, на которой зиждется деятельность организации. Он не может ограничиться только общими административными актами, которые определяют организацию работы, необходимо вникнуть в специфику деятельности предприятия – работодателя. Последнее предполагает ознакомление со всеми особенностями менеджмента, приличную осведомленность во всех аспектах многочисленных связей.

Но отдельно все же следует остановиться на делопроизводстве. Желательно записаться на курсы кадрового делопроизводства. От качества ведения которого зависит четкость и правильность работы с основными документами, и состояние архива. Это значит, что секретарем-референтом быть не так уж легко, и его уровень работы напрямую зависит от степени профессиональных навыков и личных качеств. Настоящий профессионал должен уметь обеспечить максимально высокую эффективность деятельности руководителя.

Начните с составления оптимальных планов работы, возможно, нужно будет прибегнуть к режиму дня. Истинный секретарь должен знать цену каждой минуте своего шефа, но и этого мало, важно постараться найти способ, чтобы усилить коэффициент полезного действия такого ценнейшего ресурса как время.

Состояние рабочего места руководителя имеет исключительное значение для формирования уровня работоспособности. Обязанность секретаря – помочь в его организации, чтобы шеф не ощущал дискомфорта на работе.

Поручения, которые исходят от руководителя обязательны к выполнению. Но чтобы все порученное успеть сделать, необходимо вести правильный учет, делая пометки возле записей о тех делах, которые вы уже успели выполнить.

Устраиваясь работать в маленькую фирмочку или мощную компанию, необходимо знать, что в обязанности секретаря входит полноценное информационное обслуживание, работа с различными видами документов, их анализ. Если вы решили быть секретарем, то стоит научиться умению делать обзоры различных информационных источников, включая печатные и электронные издания. Референт должен уметь фиксировать самое главное и помнить об этом, ведь ему придется напоминать о различных фактах и делах руководителю, который из-за своей нагрузки может о чем-то и забыть.

Многие успешные руководители вполне справедливо считают, что своими результатами компания также обязана и высокопрофессиональному секретарю. Это человек, умеющий организовать прием посетителей и отвечающий за установку контактов.
Важнейшими современными критериями деятельности секретаря является умение работать с компьютерной техникой, осуществлять быстрый и грамотный набор текстов различной сложности и объема, пользоваться различными средствами связи, оперативно передавая и принимая необходимые для работы сведения.

Вполне понятно, что это довольно широкая палитра навыков и умений, но она далеко не исчерпывает и необходимости других, не менее важных качеств. Начнем с внешности, по которой воспринимают человека, а, значит, и компанию. Секретарь – один главных воплотителей уникального и неповторимого фирменного стиля.

Аккуратность, простота, приветливость и внимание к посетителям – ключевые характеристики, из которых складывается профессиональный портрет. Необходимым качеством является выдержка и терпение, ведь порой часами приходится добывать необходимую информацию, налаживать связи с партнерами, организовывать встречи, собрания и другие мероприятия в соответствии с планами администрации. Задачи могут быстро меняться, и требуется постоянно сохранять спокойствие, чтобы адекватно реагировать на все происходящее вокруг.

В гардеробе секретаря не должно быть случайных вещей, вызывающих раздражение цветов. Деловой стиль костюмов, неброский макияж и стильная прическа – это обязательные требования для девушки, которая работает на должности секретаря.
Но более всего, руководитель нуждается в том, чтобы его всегда мог поддержать ответственный и надежный работник.